לוח סדר הפעולות וטפסים – משתלמי תשפ”א

עמיתים יקרים,
אנו שמחים לבשר שעברנו למערכת השתלמויות מקוונת חדשה אותה פיתחנו במיוחד למענכם והשקענו בה רבות.

המערכת המקוונת החדשה נועדה להקל עליכם בשנת ההשתלמות ולאפשר לכם שימוש נוח, ידידותי ויעיל במערכת לאורך כל תקופת ההשתלמות.

עוד לרשותכם מערכת נוספת, מערכת דיגיטלית. באמצעות המערכת, עמיתים המעוניינים לצאת לשנת השתלמות יכולים לבדוק את האפשרות לזכאות ליציאה לשנת השתלמות, להגיש בקשה ליציאה, בהמשך, לאחר קליטת הבקשה במערכות החברה, לחתום על טופס ההתחייבות, למלא את פרטי חשבון הבנק לצורך קבלת המענקים החודשיים, להגיש בקלות את הטפסים והמסמכים הנוספים הנדרשים לצורך השלמת תהליך קבלת האישור ליציאה ועוד.

להלן לוח סדר הפעולות ופירוט הטפסים והמסמכים הנדרשים לצורך השלמת הבקשה ליציאה לשנת השתלמות בשנת הלימודים תשפ”א.

יש לשים לב למועד הנדרש בכל שלב: עמידה בלוח הזמנים תאפשר קבלת התשלומים המגיעים בשנת ההשתלמות במועד ותמנע עיכובים.

אישור היציאה לשנת ההשתלמות מותנה בהגעת כל המסמכים לקרן ההשתלמות, מלאים וחתומים כדין ואישור החברה המנהלת.

פעילות	עד לתאריך	פירוט	כניסה למערכת / טפסים להורדה
1 הגשת בקשה ליציאה לשנת השתלמות	30.06.2020	החל מחודש ינואר 2020 עומדת לרשות העמיתים המעוניינים לצאת לשנת השתלמות ב-תשפ”א מערכת דיגיטלית להגשת הבקשה ליציאה. ניתן לבדוק במערכת את האפשרות לזכאות ליציאה לשנת השתלמות. היה ונמצאת ע”י המערכת כמועמד ליציאה, באפשרותך לסמן את בחירתך ואת תקופת ההשתלמות הרצויה בהתאם לזכאותך. ביום העסקים שלאחר הגשת הבקשה על ידך יהיה באפשרותך לראות במערכת כי הבקשה נקלטה במערכות החברה.	לכניסה למערכת לבדיקת האפשרות לזכאות ליציאה לשנת השתלמות בתשפ”א, סימון בחירה ליציאה ותקופת ההשתלמות הרצויה יש ללחוץ כאן
2 קבלת אישור חל”ת מהמעסיק	הודעה למעסיק 31.03.2020 הגשת האישור 31.07.2020	עליך לפנות למעסיקך עד 31 במרץ 2020 ולבקש אישור חופשה ללא תשלום (חל”ת) לצורך שנת השתלמות. לחילופין, לנוחותך, ניתן להחתים את המעסיק על גבי טופס אישור חל”ת המצורף כאן. את אישור החופשה ללא תשלום (חל”ת) לצורך שנת השתלמות באפשרותך להעביר באמצעות המערכת הדיגיטלית החדשה לא יאוחר מיום 31 ביולי 2020.	טופס אישור חל”ת קישור למערכת הדיגיטלית ליציאה לשנת השתלמות
3 משלוח איגרת המידע למשתלם		החל מחודש יוני 2020, תשלח אל העמיתים אשר הודיעו לקרן ההשתלמות על רצונם לצאת לשנת השתלמות בתשפ”א, איגרת מידע הכוללת הנחיות לקראת היציאה לשנת ההשתלמות. האיגרת תשלח באמצעות הדואר. עליך לוודא את נכונות הפרטים האישיים המודפסים על גבי איגרת המידע. יש להודיע מיידית לקרן ההשתלמות על כל שינוי שחל בפרטים המופיעים באיגרת. העתק מהאיגרת ימתין לך גם בחשבונך האישי המקוון, תחת תפריט “המסמכים שלי”. לצורך הכניסה לחשבון האישי נדרשים קוד משתמש וסיסמה. אם אין לך עדיין קוד משתמש וסיסמה – להנחיות לקבלתם יש ללחוץ מידע לעמית-הצטרפות לשירות מידע אישי מקוון.	לעדכון הפרטים האישיים המודפסים על גבי איגרת המידע יש ללחוץ כאן.
4 חתימה דיגיטלית על טופס ההתחייבות (טופס מס’ 1) והעברת פרטים ומסמכים נוספים אל הקרנות	31.07.2020	איגרת המידע למשתלם תפנה אותך, אל מערכת דיגיטלית חדשה, אשר באמצעותה ניתן: – לחתום דיגיטלית, על טופס ההתחייבות ליציאה לשנת השתלמות (“טופס מס’ 1”); – לראות, בתוך גוף הטופס, את רשימת כל הטפסים/מסמכים הנדרשים לצורך השלמת בקשתך ליציאה לשנת השתלמות; – למלא דיגיטלית את פרטי החיסכון הפנסיוני שלך לצורך שמירת הזכויות הפנסיוניות שלך בשנת ההשתלמות; – למלא דיגיטלית את פרטי חשבון הבנק שלך (חשבון בנק הרשום על שמך), החשבון אליו יועברו המענקים החודשיים מהקרן ותשלומים נוספים ככל שישנם כאלו; – להעביר את כל הטפסים/המסמכים הנוספים הנדרשים ממך באופן פשוט וקל. העברת הטפסים/המסמכים דרך המערכת הדיגיטלית תאפשר הגעה מידית שלהם אל קרן ההשתלמות וטעינה שלהם עוד באותו היום לחשבונך האישי המקוון. לא צריך לדאוג אם הטפסים הגיעו והתקבלו בקרן. ניתן יהיה לצפות בטפסים/במסמכים שהגשת בחשבונך האישי המקוון, תחת תפריט “המסמכים שלי”. יש לסיים שלב זה – עד 31.07.2020 זכאותך הסופית ליציאה לשנת השתלמות תקבע רק לאחר קבלת כל הטפסים/המסמכים הנדרשים ואישור החברה המנהלת.	קישור למערכת הדיגיטלית ליציאה לשנת השתלמות
4.1 דגשים לחתימה הדיגיטלית על טופס ההתחייבות (טופס מס’ 1) “שלב 1” במערכת הדיגיטלית		טופס בקשת יציאה לשנת השתלמות – טופס ההתחייבות (טופס מס’ 1) הינו טופס חובה. · יש לקרוא בעיון את כל הסעיפים בטופס, סעיפים בנושא ההתחייבות והמשך החיסכון בקרן לאחר שנת ההשתלמות. · יש לסמן את כל ההצהרות בטופס. · יש לחתום על הטופס (חתימה דיגיטלית) ולאשר משלוח שלו אל הקרן. בטופס, בסעיף ה’ (אישורים ומסמכים), תצוין רשימת הטפסים/המסמכים הנוספים הנדרשים לצורך השלמת יציאתך לשנת השתלמות. יש לקרוא סעיף זה בעיון ולדאוג להשלמת כל המסמכים. לתשומת לב: רשימת הטפסים/מסמכים הנוספים אשר תוצג בטופס, הינה קבועה ונכונה למועד אשר יצוין בטופס. הרשימה לא תשתנה/תתעדכן במערכת בהתאם לטפסים אשר יועברו על ידך לקרן.
4.2 דגשים למילוי פרטי החיסכון הפנסיוני “שלב 2” במערכת הדיגיטלית		· במידה ובפירוט המסמכים נדרש להמציא את פרטי החיסכון הפנסיוני – תתבצע העברה ע”י המערכת ל”שלב 2″ – מילוי פרטי החיסכון הפנסיוני באופן דיגיטלי. · יש לבחור או לרשום את פרטי החיסכון הפנסיוני שלך עפ”י הפרשות מעסיקך, ערב היציאה לשנת ההשתלמות. · יש לצרף דוח תקופתי אחרון (שנתי או רבעוני) של החיסכון הפנסיוני. · אם הינך מועסק/ת אצל יותר ממעסיק אחד וחוסך/ת בהתאם ביותר מחיסכון פנסיוני אחד, יש לבצע שלב זה במערכת הדיגיטלית בגין כל חיסכון פנסיוני בנפרד (לחזור על ביצוע השלב שוב).
4.3 דגשים למילוי פרטי חשבון הבנק “שלב 3” במערכת הדיגיטלית		· פרטי חשבון הבנק שלך ימולאו על ידך גם הם במערכת הדיגיטלית. · יהיה עליך לצרף צילום המחאה או אישור ניהול חשבון (חשבון על שמך). · לתשומת לב עמיתים חברי קיבוץ: במידה והנך חבר/ת קיבוץ (חשבון הבנק הוא חשבון הקיבוץ) נדרש ממך למלא גם את הטופס המצורף כאן – “טופס הצהרה והתחייבות לשיפוי של חבר קיבוץ” ולהעביר גם אותו באמצעות המערכת הדיגיטלית. ניתן להעביר את הטופס יחד עם צילום ההמחאה/אישור ניהול חשבון או בנפרד ב”שלב 4″ במערכת הדיגיטלית תחת סעיף “מסמכים נוספים”.	טופס הצהרה והתחייבות לשיפוי של חבר קיבוץ
4.4 דגשים לטפסים/מסמכים השונים הנוספים אותם נדרש לצרף “שלב 4” במערכת הדיגיטלית		באמצעות שלב זה ניתן להעביר ישירות אל הקרן את המסמכים הנוספים הנדרשים לצורך השלמת תהליך היציאה. אין צורך להעביר את כל המסמכים באותו המועד. ניתן לחזור אל המערכת, אל שלב זה, בכל עת ולהוסיף עוד מסמכים. בכל כניסה לשלב, המסמכים הקודמים שהגשת יוצגו גם הם. · אם נדרשת להמציא תלוש שכר אחרון: יש לצרף תלוש שכר אחרון לטופס הבקשה ליציאה להשתלמות. במידה והנך מועסק/ת אצל יותר ממעסיק אחד, נדרש תלוש שכר אחרון מכל אחד מהמעסיקים. את התלוש/ים ניתן להעביר באמצעות המערכת הדיגיטלית. · אם נדרשת להמציא טופס אישור העסקה רב-שנתי: טופס זה מיועד עבור מי שמצוין לו בטופס מס’ 1 – כי עליו להמציא פרטי העסקה. על המעסיק (משלם המשכורת) לחתום על הטופס (חותמת + חתימה) ולמלא את פרטי החותם. לחילופין, ניתן לשלוח תלושי משכורת חודש אוגוסט של כל אחת משנות החסכון המנוצלות לשנת ההשתלמות. אם הינך מועסק/ת ע”י יותר ממעסיק אחד, יש למלא טופס נפרד לכל מעסיק / להעביר תלושי משכורת חודש אוגוסט בגין כל מעסיק. את הטופס או תלושי השכר ניתן להעביר באמצעות המערכת הדיגיטלית. · אם נדרשת להמציא טופס תמריצים: טופס זה מיועד עבור מי שמצוין לו בטופס מס’ 1 – כי עליו להמציא אישור ממונה על התמריצים. יש להחתים על גבי הטופס את הממונה על דיור ותמריצים במחוז. את הטופס ניתן להעביר באמצעות המערכת הדיגיטלית. את כל הטפסים/מסמכים יש להעביר לא מאוחר יותר מיום 31 ביולי 2020	טופס אישור העסקה רב שנתי טופס יציאה להשתלמות לעובד/ת הוראה באיזור עדיפות לאומית (תמריצים)
5 הגשת בקשה לאישור תוכנית לימודים	31.07.2020	עד 31 ביולי 2020 יש למלא כאן באתר את טופס מס’ 2 – “בקשה לאישור תכנית לימודים לשנה”ל תשפ”א” באמצעות המערכת הדיגיטלית המקוונת להזנת תכניות לימודים. יש לפרט את תוכנית הלימודים במוסדות ההשתלמות, תוך הקפדה על מילוי בנפרד של לימודי חובה ולימודי השלמה בהתאם למצוין במדריך למשתלם לשנת ההשתלמות תשפ”א (יתפרסם כאן באתר בקרוב) ולציין את שם וקוד המוסד הגובה את שכר הלימוד. יש לציין גם את היקף שעות הלימוד (1 ש”ש=28 שעות). המערכת המקוונת להזנת תוכניות הלימודים, תהיה זמינה לשימוש למשתלמי תשפ”א, החל מחודש יוני 2020, עם משלוח איגרת המידע למשתלם. תכנית הלימודים מהווה: א. התחייבות שלך כלפי קרן ההשתלמות – חתימתך על טופס התוכנית מחייבת אותך ללמוד עפ”י התכנית שהצגת ולהמציא בסוף שנת ההשתלמות אישורים על סיום לימודיך מכל המוסדות שציינת בתכניתך זו, בהיקף שלא יפחת מזה שהתחייבת ללמוד. ב. התחייבות של קרן ההשתלמות כלפיך – אישור התכנית על ידי קרן ההשתלמות מחייב את הקרן לשלם שכר לימוד עבור כל שעת לימודים הרשומה במערכת המקוונת, עד לגובה שכר הלימוד המקובל ל – 1 ש”ש בקרן ההשתלמות. (להרחבה לגבי החזר התשלום: סעיף 11 כאן בהמשך).	קישור למערכת להזנת תוכניות לימודים לשנת הלימודים תשפ”א
6 דגשים לגבי אופן חישוב שיעור המשרה הממוצע		במערכת לאישור תכנית הלימודים מצוין שיעור המשרה הממוצע לשנות החיסכון. נתון זה מתקבל מחישוב הממוצע של היקפי המשרה במשך כל שנות החסכון המנוצלות לשנת השתלמות (ולא רק על פי היקף המשרה בשנת החיסכון האחרונה). שיעור זה נכון לאותו היום ומחושב על פי הנתונים המצויים בידי הקרן. אם חסרים נתונים לאחת או יותר משנות החיסכון, השיעור יעודכן רק עם קבלת הנתונים החסרים. במידה ושנת הלימודים הנוכחית מנוצלת לשנת ההשתלמות, שיעור המשרה הממוצע ייקבע עפ”י דיווח המעסיק שיבוצע בתחילת שנת ההשתלמות (לעובדי משה”ח). שיעור המשרה הסופי, שעל פיו נקבע המענק החודשי, יקבע רק לאחר קבלת כל הנתונים הנדרשים מהמשתלם/מהמעסיק. לכן אם נדרשת להמציא לקרן ההשתלמות אישור העסקה ו/או תלוש/י שכר, יש לעשות זאת בהקדם האפשרי. עוז לתמורה: מורים המועסקים ברפורמת עוז לתמורה ובתלוש השכר של חודש אוגוסט מופיעה משרה מלאה (100%), למרות שבמהלך שנת הלימודים עבדו מעל 100% משרה, מתבקשים לשלוח אישור מהמעסיק על היקף המשרה הממוצע לשנה זו.
7 אישור זכאות סופי – אישור הקרן על מוכנותך ליציאה לשנת השתלמות		עם השלמת כל המסמכים על ידך ולאחר בדיקה של הקרן ומציאת כל המסמכים כתקינים – ישלח אליך אישור זכאות סופי ליציאה לשנת השתלמות.
8 הגשת בקשה לשינוי בתוכנית הלימודים	30.11.2020	עד 30 בנובמבר 2020 ניתן להגיש בקשות לשינויים בתכנית הלימודים, לאישור יועצת ההשתלמויות הארצית ויועצות הקרן. החל מתחילת דצמבר 2020 ועד 30 ביוני 2021, לקראת סיום שנת ההשתלמות, ניתן להגיש בקשות לשינויים בתכנית הלימודים רק לאישור יועצת ההשתלמויות הארצית. טופס שינוי תכנית לימודים יש למלא כאן באתר באמצעות המערכת המקוונת להזנת תכניות לימודים. רק שינוי מאושר וחתום ע”י יועצת אזורית או יועצת ההשתלמויות הארצית מחייב את הקרנות. לתשומת לב: לפני הגשת הבקשה לשינוי, יש לקחת בחשבון כי כל תשלום או קנס על ביטול לימודים/הפחתת ש”ש יהיה על חשבון המשתלם.	קישור למערכת להזנת תוכניות לימודים (ושינוי תוכנית לימודים) לשנת הלימודים תשפ”א
9 הודעה למעסיק על חזרה לעבודה	31.03.2021	עד 31 במרץ 2021 יש לשלוח למעסיק (משרד החינוך או מעסיק אחר) הודעה על חזרה לעבודה בשנת תשפ”ב.
10 החזר בגין נסיעות בשנת ההשתלמות לזכאים לתמריצים	31.07.2021	הזכאים להחזר הוצאות נסיעה, במסגרת תמריצים, כפי שמפורט בהרחבה במדריך למשתלם, נדרשים למלא טופס דיווח על נסיעות להשתלמות. את הטופס יש למסור עד לתאריך 31.07.2021. ניתן למסור את הטופס באמצעות עמוד “צור קשר” כאן באתר, יש לבחור בנושא הפניה: “החזר נסיעות לזכאים“.	טופס דיווח על נסיעות להשתלמות במסגרת תמריצים
11 החזר בגין קבלות תשלום שכר לימוד	15.08.2021	עד 15 באוגוסט 2021 – סמוך לסיום שנת ההשתלמות, יש למסור קבלות בגין תשלום שכר לימוד. את הקבלות ניתן למסור באמצעות עמוד “צור קשר” כאן באתר, יש לבחור בנושא הפניה: “החזר שכר לימוד וביטוח לאומי“.
12 אישורי סיום לימודים	31.08.2021	עד 31 באוגוסט 2021 – סיום שנת ההשתלמות, יש לשלוח אישורים על סיום הלימודים, לימודי חובה ולימודי השלמה. את האישורים ניתן למסור לכתובת הדוא”ל michal@agur.org.il עבור מיכל או למספר פקס : 03-5162136 או באמצעות עמוד “צור קשר” כאן באתר. יש לבחור בנושא הפניה: “אישורי סיום לימודים”
13 החזר בגין קבלות תשלום לביטוח לאומי	31.01.2022	עד 31 בינואר 2022 יש למסור קבלות בגין תשלום לביטוח לאומי. את הקבלות ניתן למסור באמצעות עמוד “צור קשר” כאן באתר. יש לבחור בנושא הפניה: “החזר שכר לימוד וביטוח לאומי“.
14 להודעה על שינוי פרטי חשבון בנק		היה וחל שינוי בפרטי חשבון בנק שמסרת לקרן, ניתן לחזור אל המערכת הדיגיטלית, אל שלב מס’ 3, למלא מחדש את פרטי החשבון ולצרף צילום המחאה או אישור ניהול חשבון וגם צילום תעודת זהות. לתשומת ליבך: במידה ותוגש בקשה על ידך לביצוע שינוי בפרטי חשבון הבנק, לאחר שהחלה שנת ההשתלמות, ייתכן והמענק הבא הסמוך לאחר מועד הגשת בקשתך לשינוי עדיין יועבר אל חשבון הבנק הקודם.
15 שינוי שיעור ההשתלמות / תקופת ההשתלמות במהלך שנת ההשתלמות		לבקשות לשינוי שיעור השתלמות במהלך שנת ההשתלמות, יש לפנות באמצעות עמוד “צור קשר” כאן באתר, יש לבחור בנושא הפניה: “בקשה לשינוי שיעור ההשתלמות“. את הבקשה לשינוי ניתן להגיש רק לאחר קבלת המענק הראשון החל מחודש 10/2020. לאחר שינוי שיעור השתלמות לא ניתן לבצע שינוי נוסף. לתשומת לב: על משתלם שמבצע שינוי בתקופת ההשתלמות (משנת השתלמות מלאה לחצי שנת השתלמות ולהיפך) לדאוג גם לשינוי תוכנית הלימודים בהתאם (להרחבה: סעיף 8 לעיל) ולאישור חופשה ללא תשלום חדש בהתאם לשינוי.
16 עדכון דרגה וגמולים במהלך שנת ההשתלמות		לצורך בדיקת זכאות לעדכון דרגה/גמולים במענקי ההשתלמות, במהלך שנת ההשתלמות, יש להמציא: · אישור מהמעסיק , המעיד על הגמול /הדרגה החדשה ותחולתה (תאריך התחולה צריך להיות קודם למועד תחילת שנת ההשתלמות – כלומר קודם לראשון לספטמבר של שנת ההשתלמות) · תלוש משכורת מהמעסיק, המעיד על קבלת הפרשים בגין עדכון הגמול/ הדרגה בשכר, עם ניכוי לקרן ההשתלמות. ניתן למסור את המסמכים באמצעות עמוד “צור קשר” כאן באתר, יש לבחור בנושא הפניה: “שינויים במעמד ודרגה“.